Єдиний державний демографічний реєстр (ЄДДР) - це електронна інформаційно-телекомунікаційна система, яка ведеться з метою ідентифікації особи для обслуговування передбачених Законом України від 20.11.2012 № 5492-VI документів.
При зверненні до АЦСК "Україна" для отримання сертифікатів ЕП з документа що посвідчує особу, а саме з паспортом громадянина України у формі id-картки або біометричним паспортом громадянина України для виїзду за кордон, поле "ЄДДР" має бути заповнено. Поле містить 14 символів (ХХХХХХХХ-ХХХХХ) і заповнюється з рядка "Запис №", що вказаний у цих документах.
Відтепер при завантаженні сертифікатів у програму «M.E.Doc» не потрібно змінювати центр сертифікації ключів в меню «Адміністрування - Параметри системи – Підпис».
Усі сертифікати, незалежно від типу АЦСК, можна завантажити у меню «Адміністрування - Сертифікати».
Завантаження сертифікатів ЕП. Сертифікати можна завантажити двома способами обравши в розділі Адміністрування – Сертифікати – Встановлені сертифікати:
- або натисніть кнопку «Завантажити з Інтернету», як вказано на малюнку (Мал.1):
Мал.1 Завантаження сертифікатів за допомогою Інтернету
- або оберіть Додати запис (або Ctrl+I) на панелі інструментів закладки Встановлені сертифікати (Мал.2). У відкритому
вікні вкажіть шлях до каталогу, де зберігаються файли сертифікатів, які позначені піктограмою та мають розширення файлу *.crt. Оберіть потрібний сертифікат (або декілька сертифікатів) та натисніть кнопку «Открыть».
Мал.2 Завантаження сертифікатів з вказаного каталогу
2. Налаштування комплекту підписів. Сертифікати автоматично з’являться у вкладці Встановлені сертифікати та програма відразу запропонує налаштувати комплект підпису документів. Із списку, що випадає оберіть відповідальних осіб (Мал.3).
Мал.3 Налаштування комплекту підписів
3. Налаштування електронної пошти. Оберіть Адміністрування – Параметри системи – Електронна адреса (Мал.4) ведіть в полі Адреса Ваш E-mail. Рекомендується створити окрему електронну скриньку на одному з надійних УКРАЇНСЬКИХ поштових серверів (ukr.net, meta.ua, gmail.com), яка використовуватиметься лише для відправлення звітів та отримання електронних квитанцій. Далі натисніть кнопку Перевірити з'єднання, та обов’язково збережіть налаштування. На поштовій скриньці має бути налаштовано пересилку по POP3/IMAP.
Мал.4 Налаштування електронної пошти
4. Встановлення коду доступу. Щоб завантажити код доступу автоматично натисніть в Головному меню – Адміністрування – Керування кодом доступу кнопку «Завантажити» (Мал.5). Якщо у вікні з’явиться інформація «Не знайдено жодного коду доступу» зателефонуйте 044-206-72-10 (технічна підтримка).
Мал. 5 Завантаження ліцензії
5. Підписання Заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів (із Державною фіскальною службою України). Після отримання сертифікатів необхідно підписати Заяву про приєднання до договору про визнання електронних документів.
Для цього необхідно із Головного меню увійти в Звітність – Реєстр звітів – обрати період створення звіту та натиснути на кнопку (або Файл – Створити звіт). Для юридичних осіб у розділі Державна фіскальна служба – підрозділу Інше із реєстру бланків оберіть документ J1392001 «Заява про приєднання до договору про визнання електронних документів» (Мал.6)
Мал. 6 Вікно вибору Заяви про приєднання для юридичних осіб
Якщо Ви фізична особа-підприємець (ФОП), тоді необхідно обрати Державна фіскальна служба – Звітність фізичних осіб та обрати документ F1392001 «Заява про приєднання до договору про визнання електронних документів».
Важливо! Всі поля в Заяві обов’язкові для заповнення!
Підпишіть Заяву електронними підписами та відправте до Державної фіскальної служби. Ви маєте отримати звіт про доставку документу, квитанцію з підтвердженням про прийняття Заяви та квитанцію з підтвердженням про успішне приєднання до договору.
6. Повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису (подається для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, наприклад бухгалтеру)
Увійдіть в Звітність – Реєстр звітів – оберіть період створення звіту та увійдіть у Файл – Створити звіт.
Для юридичних осіб у розділі Державна фіскальна служба – підрозділу Інше із реєстру бланків оберіть документ J1391103 «Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису» (Мал.7).
Якщо Ви фізична особа-підприємець (ФОП), тоді необхідно обрати Державна фіскальна служба – Звітність фізичних осіб та обрати документ F1391103 «Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису»
При цьому Повідомлення спочатку необхідно підписати сертифікатами посадових осіб, зазначених у табличній частині Повідомлення, і лише після цього підписати його сертифікатом керівника, що вже зареєстрований у системі.
Мал. 7 Вікно вибору Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису
7. Укладання Заяви про реєстрацію електронного цифрового підпису з ДССУ (необхідно відправити до Державної служби статистики України після отримання сертифікатів).
Увійдіть в Звітність – Реєстр звітів – оберіть період створення звіту та увійдіть у Файл – Створити звіт.
У вікні Створення звіту оберіть розділ Державна служба статистика - підрозділ Інша звітність – Інше та документ S1391101 «Заява про реєстрацію електронного цифрового підпису» (мал.8)
Мал. 8 Вікно вибору Заявки для ДССУ
Важливо! Переконайтесь, що Код території за КОАТУУ Ви вказали вірно (у розділі Довідники – Картка приєднання – Додатково).
Далі заповніть заявку (Мал.9) та до табличної частини обов’язково додайте всі сертифікати, які будуть використовуватись для подання звітності у ДССУ. Підписувати заявку Ви будете сертифікатами, що вказані в таблиці. Після підписання відправте заявку та обов’язково дочекайтеся позитивної квитанції від ДССУ, після чого Ви можете подавати звіти.
Мал. 9 Вікно заповнення Заявки для ДССУ
Відтепер Ви можете формувати та відправляти звіти в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису в Державну фіскальну службу України, Державний комітет статистики, Пенсійний фонд України та ФСС з ТВП.
Згідно з наказом МФУ «Про затвердження Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами» від 06.06.2017р. №557, який розроблено з метою нормативно-правового врегулювання обміну електронними документами з контролюючими органами, платники податків мають можливість подавати звіти в ДФСУ в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису.
Для подачі звітів в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису в ДФСУ необхідно:
Отримати в акредитованому центрі сертифікації ключів «Україна» посилені сертифікати ключів посадових осіб, що беруть участь в процесі підписання звіту (керівника, бухгалтера), та ЕП печатки підприємства, за наявності. Укласти договір з органом ДФСУ за місцем реєстрації, договір укладається шляхом приєднання до нього Заяви про приєднання до Договору про визнання електронних документів. На підставі цього документа Платника податків включають в систему надання податкових документів в електронному вигляді до органу ДФС, що дає можливість відправляти звіти в електронному вигляді. Типова форма Заяви про приєднання до договору розміщена в системі електронного документообігу «M.E.Doc» та у веб-сервісі «СОТА». Даний документ підписується особою, що зареєстрована в ЄДР (тобто керівником) та електронною печаткою, за наявності. Заява розглядається протягом одного робочого дня, якщо до моменту спливу строку контролюючий орган не повідомив відправника про приєднання до Договору або відмову в ньому, то приєднання проводять автоматично в момент спливу такого строку (дату зафіксовано в другій квитанції. Після укладення договору сертифікати, якими підписано Заяву, автоматично додаються до бази сертифікатів ДФС України. Для реєстрації усіх інші підписувачів, яким делеговано право підпису необхідно подати Повідомленням про реєстрацію електронного цифрового підпису. У повідомленні платник податків вносить записи по співробітникам, яким надано право підпису документів в електронному вигляді. Типова форма розміщена в системі електронного документообігу «M.E.Doc» та у веб-сервісі «СОТА». Даний документ підписується електронними підписами всіх осіб, зазначених у документі та обов'язково підписом ЕП керівника, що підписував Заяву приєднання до Договору. Повідомлення може відправлятися платниками податків постійно, при необхідності зміни сертифікату або надання права підпису е-документів іншим особам. Документ так само відправляється електронною поштою на адресу ДФС України. Процедура розгляду Повідомлення аналогічна до розгляду Заяви.
У зв’язку з набранням чинності законами України від 04 липня 2013 року № 404-VII «Про внесення змін до Податкового кодексу України у зв’язку з проведенням адміністративної реформи» та від 04 липня 2013 року № 406-VII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України у зв’язку з проведенням адміністративної реформи» та з урахуванням положень пункту 3 Прикінцевих положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України у зв’язку з проведенням адміністративної реформи» прийняття та оброблення звітів щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування та обліку сплати страхових коштів з 01.09.2013 року перекладено на органи ДФС.
Всі страховики, які визначені у ст. 11 Закону України від 09.07.03 р. 1058 - ІV «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» мають можливість подавати звіти до органів ДФС України за власною ініціативою в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису (відповідно до Наказу Мінфіна №577 від 06.06.2017 року згідно Порядку).
Згідно з наказом Держкомстату України від 08.07.2010 № 261 «Про забезпечення функціонування системи електронної звітності в органах державної статистики» респонденти мають можливість подавати звіти до органів державної служби статистики України в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису.
Для подачі звітів в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису до органів державної статистики необхідно:
Отримати в акредитованому центрі сертифікації ключів «Україна» посилені сертифікати ключів посадових осіб, що беруть участь в процесі підписання звіту (керівника, бухгалтера), та ЕП печатки підприємства, за наявності. Надіслати Заявку на реєстрацію електронних цифрових підписів у системі електронної звітності органів державної статистики через систему електронного документообігу «M.E.Doc» або веб-сервіс «СОТА», підписавши її ключами ЕП підприємства. Отримати підтвердження про доставку та прийняття вашої Заявки, після чого Ви можете подавати звіти.
15 листопада набрав чинність новий наказ МФУ «Про затвердження Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами» від 06.06.2017р. №557.
Новий Порядок передбачає введення нових форм, а саме:
Тобто Договір – не є двосторонній, а має форму публічної оферти – договору приєднання, та укладається шляхом приєднання до нього Заяви про приєднання до Договору про визнання електронних документів.
А 17 листопада ДФС повідомило, що нові форми будуть прийматися з 1 січня 2018 року.
Заява про приєднання до Договору підписується особою, що зареєстрована в ЄДР(тобто керівником) та електронною печаткою, за наявності. Заява розглядається протягом одного робочого дня, якщо до моменту спливу строку контролюючий орган не повідомив відправника про приєднання до Договору або відмову в ньому, то приєднання проводять автоматично в момент спливу такого строку (дату зафіксовано в другій квитанції).
Договори про визнання електронних документів, укладені до набрання чинності нового Порядку, залишаються дійсними (до закінчення дії сертифікатів чи зміни керівників/припинення реєстрації).
Повідомленням про надання інформації щодо електронного цифрового підпису реєструються усі інші підписувачі, яким делеговано право підпису. Повідомлення підписується спочатку ЕП осіб, що вказані в таблиці повідомлення, а після ЕП керівника, що підписував Заяву приєднання до Договору.
Процедура розгляду Повідомлення аналогічна до розгляду Заяви
Для смены пароля секретного ключа нужно пройти в
«Адміністрування» - «Сертифікати» - «Встановлені сертифікати»
Срок действия сертификатов электронных ключей можно посмотреть в системе «M.E.Doc IS». Для этого пройдите в раздел, где хранится информация о сертификатах:
«Адміністрування» - «Сертифікати» - «Встановлені сертифікати»
-
Срок действия сертификатов ЭЦП также можно также посмотреть на сайте центра сертификации электронных ключей в разделе «Сертификаты клиентов»:
Из Головного меню войдите в Звітність - Реєстр звітів - выберите период создания отчета и нажмите на кнопку 
(или Файл - Створити звіт). В разделе Пенсійний фондвы берите документ Р9900301 «Картка приєднання до договору про супровід електронних звітів…».
Необходимо заполнить ее, подписать и отправить в ПФУ.
Вы должны получить отчет о доставке документа, квитанцию с подтверждением о принятии Карточки и квитанцию с подтверждением об успешном присоединении.
После получения сертификатов необходимо заключить Договор о признании электронных документов.
Для этого необходимо из Головного меню войти в Звітність – Реєстр звітів - выбрать период создания отчета и нажать кнопку (или Файл - Створити звіт).
Для юридических лиц в разделе Податкова інспекція - подразделения Інше из реестра бланков выберите документJ1391003 «Договір про визнання електронних документів» (Рис. 1).
Рис. 1 Окно выбора Договора для юридических лиц
Если Вы физическое лицо-предприниматель (ФЛП), тогда необходимо выбрать Податкова інспекція - Звітність Фізичних осіб и выбрать документ F1391003 «Договір про визнання електронних документів» (Рис. 2).
Рис. 2 Окно выбора Договора для физических лиц-предпринимателей
Важно Все поля в Договоре обязательны для заполнения
Подпишите Договор электронными подписями и отправьте в Государственную фискальную службу Украины.
Вы должны получить отчет о доставке документа, квитанцию с подтверждением о принятии Договора и квитанцию с подтверждением об успешном присоединении к договору.